Tra merce che va e merce che viene, sono tanti gli step fondamentali per riuscire ad offrire al cliente un servizio logistico ottimale. Oggi, però, parliamo di un’attività che non può certo mancare quando si parla di stoccaggio e trasporto merci, imprescindibile sia nei grandi che nei piccoli magazzini. A cosa ci riferiamo? Ovviamente al controllo inventario.
Molte aziende logistiche, soprattutto le più piccole, possono permettersi di effettuare un controllo inventario periodico, senza cadenze troppo ricorsive. Al contrario, quando si tratta di imprese più articolate, con un’ampia rotazione di prodotti e resi – attraverso la logistica inversa – la gestione della merce diventa più complicata.
Quando può fare la differenza un buon controllo inventario? Quando farlo e come farlo al meglio? E soprattutto, cosa significa davvero controllo dell’inventario?
Partiamo subito da quest’ultima domanda.
Cos’è il controllo inventario?
Il controllo inventario racchiude tutti quei processi volti alla supervisione dello stock dell’azienda logistica. In sostanza, ci riferiamo ad un’attenta conoscenza della merce stoccata nel magazzino, primo passo per la corretta organizzazione dei processi.
Tra queste attività, ovviamente, non può mancare la gestione delle scorte, necessaria per valutare l’esatta disponibilità del magazzino stesso. Non a caso, solo un bilancio dettagliato tra merce in entrata e in uscita può permettere di soddisfare appieno le esigenze del cliente, ottimizzando le performance in base alla domanda.
Controllo dell’inventario: perché dovresti effettuarlo?
La prossima domanda a cui rispondere è: perché fare un controllo inventario in magazzino?
Beh, principalmente per 2 ragioni di fondo:
- Fornire al cliente un servizio sempre al top
- Ridurre notevolmente i costi di stoccaggio
Anche perché, senza troppi giri di parole, una buona gestione delle scorte può fare la differenza in termini di redditività, evitando danni alla merce, ritardi e conseguenti lamentele del cliente. D’altra parte, anche un inaspettato overstock può alzare vertiginosamente i costi di gestione, oltre ad un possibile degrado della merce stessa.
Come controllare il tuo inventario?
In linea di massima, è possibile controllare l’inventario seguendo 3 modalità differenti, alcune più innovative di altre. Procedendo da quella più semplice e analogica a quella più sofisticata e digitale, abbiamo:
- Controllo Cartaceo. Questo sistema, il più semplice, consiste in un controllo manuale degli operatori del magazzino che, ispezionando corridoio per corridoio, annotano sul catalogo dei prodotti le quantità di articoli disponibili. Ovviamente, data l’elevata probabilità di errore umano, è consigliato esclusivamente per piccoli stock.
- Foglio di Calcolo – Excel. Un po’ più articolato, il programma Microsoft Excel (o altri fogli di calcolo) permette di automatizzare leggermente il processo di controllo inventario. Come? Raccogliendo i dati attraverso degli appositi lettori di codici a barre. In ogni caso, anche questa modalità prevede l’inserimento manuale di dati e numeri, aspetto che aumenta la possibilità di errori.
- Software di gestione magazzino. Sicuramente la metodologia più innovativa, efficace e sicura. Eliminando qualsiasi supporto cartaceo e azione manuale, i software di gestione magazzino sono in grado di controllare tutta la merce del magazzino, sia in entrata che in uscita. Oltre ad un notevole risparmio di tempo e costi.
Ogni quanto è bene controllare l’inventario?
Per capire quando effettuare il controllo inventario è necessario considerare tre variabili di riferimento:
- Il numero di operatori logistici disponibili
- Le dimensioni del magazzino
- La precisa quantità di prodotti stoccati
Sulla base di queste, e dunque delle specifiche esigenze dell’azienda, il controllo inventario può essere programmato a cadenza periodica regolare – mensile, trimestrale, ecc. – oppure occupare più giorni di fila. In questo secondo caso, ogni altra attività del processo logistico nel magazzino viene interrotta.
In alternativa, è possibile anche fare un inventario ciclico, nel quale alcune tipologie di merce, in base alle loro rotazioni o caratteristiche, vengono contate più spesso delle altre. Questa metodologia, molto più meticolosa e dettagliata, abbassa ulteriormente le percentuali di errore e/o di danni allo stock.
Infine, ancor meglio è optare per un controllo inventario in real time – in tempo reale – possibile solo grazie ad un apposito software di gestione magazzino. Questo permetterà di monitorare costantemente la merce in entrata e in uscita, registrando ogni movimento riconducibile al singolo prodotto. Dal ricevimento alla spedizione, fino al trasporto e la consegna al cliente finale.
Inventario fisico e Inventario contabile? Ecco tutte le differenze
Quando si parla di inventario, molto spesso si tende a fare confusione tra inventario fisico e inventario contabile. Si tratta mica della stessa cosa? Assolutamente no.
In parole povere, l’inventario fisico riguarda l’effettiva organizzazione della merce all’interno del magazzino. L’organizzazione fisica appunto. Al contrario, l’inventario contabile si riferisce al valore economico della merce stoccata.
Dunque, quando si effettua un controllo dell’inventario fisico, si verifica che la merce registrata e quella davvero presente nelle scaffalature sia la medesima. Se così non fosse, potrebbe trattarsi di errori nel picking o altre comode cause a cui prestare molta attenzione.
Dall’altra parte, effettuare un controllo dell’inventario contabile significa fare in modo che il valore economico della merce acquistata e spedita possa corrispondere il più possibile. In quel caso, una referenza acquistata a prezzi differenti diventa un grosso problema, per il quale entrano in gioco i seguenti metodi.
LIFO, last in, first out, secondo il quale il valore del prodotto spedito è pari a quello del prodotto più recente;
FIFO, first in, first out, in cui lo stesso valore dell’ultimo prodotto spedito equivale a quello del più vecchio;
PMP, il più conosciuto Prezzo medio ponderato.
A questo punto, dovrebbe essere chiara a tutti l’importanza di un buon controllo inventario. Non a caso, se non viene data la giusta importanza alla merce presente in magazzino, non è possibile stabilire un valore economico attendibile all’intero stock dell’azienda.
E tu, ogni quanto fai il controllo inventario nel tuo magazzino? Hai bisogno di un supporto nella gestione dei tuoi processi logistici? Prova a dare un’occhiata al nostro articolo dedicato ai 10 problemi più comuni in un magazzino.